第一条：为便于河海大学各部门正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，进一步做好有关文件材料的归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令），特制订本规定。

第二条：本规定所称文件材料是指河海大学在教学科研管理等工作活动过程中形成的各种门类与载体的历史记录。

第三条：本规定所称归档是指：河海大学各单位文书或文件经办人员，将具有保存价值的文件材料，按要求进行收集、整理，并按规定向档案部门移交的过程。

第四条：河海大学文件材料归档范围：

（一）上级机关的文件材料

1、上级下发的有关高校教育、教学、科研等工作的文件材料；

2、上级领导人对河海大学的批示、指示、讲话、题词等文件材料及其视察河海大学的声像材料；

3、上级机关召开的与河海大学工作有关的会议文件及声像材料；

4、上级部门对河海大学请示的批复及批转有关意见或建议的相关文件材料；

5、上级表彰河海大学有关业务工作或人员的文件材料。

（二）河海大学产生的文件材料

1、河海大学工作会议及其他各类专业会议文件材料（包括声像材料）；

2、党委常委会、党委会、校长书记联席会、校长办公会、专题办公会会议的记录、纪要；

3、有关教育科研等问题的请示、报告、批复等文件材料；

4、校领导批阅的签报、情况反映及其他专项报告等文件材料；

5、重要信件、电话记录等文件材料；

6、工作计划、总结、报告等；

7、检查或调研工作中形成的文件材料；

8、形成或汇总的各种统计报表和统计分析材料；

9、制订的规章、规范性文件和内部管理制度文件材料；

10、印章管理文件材料；

11、有关项目管理及过程的文件材料；

12、涉及学校中长期发展规划、综合规划及专项规划等文件材料；

13、学校预、决算管理及基建竣工决算审批的文件材料；

14、有关项目审查、评定、验收的文件材料；

15、普法、普查文件材料；

16、有关干部任免、调资、抚恤、培训及专业技术职务评聘与管理工作中形成的文件材料；

17、机构设置、人员编制等文件材料；

18、办理与接转的职工转移工资单、行政与组织关系介绍信及存根等文件材料；

19、表彰与惩处的文件材料；

20、反映河海大学教育科研管理等事业发展的有纪念意义的证书、证章、奖牌、印章等各类凭证实物；

21、组织沿革、年鉴及反映河海大学重要活动的简报和展览照片、录音、录像等各种载体的材料；

22、与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文、备忘录和在外事活动中形成的请示、报告、计划、重要简报、会议纪要、声像材料及有参考价值的资料、互赠礼品清单等文件材料；

23、审计文件材料；

24、与有关省（市、区）或有关单位签订的各种合同、协议、合作备忘录等文件材料；

25、与有关单位联合行文所形成的文件材料；

26、财产、资产、档案等的交接凭证、清册等文件材料；

27、办理“人大代表建议议案”、“政协委员提案”的文件材料；

28、对上级或同级机关征求意见稿答复的文件材料；

29、编制的重要简报、刊物等文件材料；

30、河海大学党团组织、工会组织活动形成的文件材料；

31、河海大学教育科研等工作中形成的规范、标准等文件材料；

32、河海大学发展中有关历史遗迹、文物保护、文化建设等文件材料；

33、河海大学资产、设备等购置的文件材料；

34、河海大学举办的各类活动中形成的声像材料；

35、河海大学职工名册和党员、团员名册；

36、河海大学党委及行政收发文登记本

37、河海大学门户网站及校内各单位网站上发布的新闻、重要信息等（打印出纸质文件归档）；

38、其他需要归档的文件材料。

（三）其他单位的文件材料

1、其他单位对河海大学有关请示的复函；

2、同级或非隶属机关颁发的、需要执行的政策、法规性文件；

3、业务主管部门检查河海大学有关工作形成的重要文件材料；

4、同级和非隶属单位联系、协商工作的重要来往文件；

5、外单位（含国外）与河海大学工作有关的重要文件材料。

第五条：不需归档的文件材料范围：

（一）上级机关文件材料

1、上级机关印发的不需办理的一般参阅性文件材料；

2、上级机关任免、奖惩与本机关无关人员的文件材料。

（二）河海大学文件材料

1、重份文件；

2、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

3、未经领导审阅、签发的文件材料；一般性文件的历次修改稿、校对稿（定稿除外）；

4、反映一般性建议或意见的人民来信、电话记录及无特殊保存价值的信封等文件材料；

5、学校内部互相抄送的文件材料；

6、有关负责人兼任其他单位职务形成的与本校无关的文件材料；

7、仅供当时工作参考的无保存价值的文件材料。

（三）其他单位的文件材料

1、同级单位抄送、抄报河海大学阅知，但不需要办理的文件材料；

2、同级单位报送河海大学参阅的简报、情况反映等文件材料；

第六条：应归档的文件材料，必须按规定移交给河海大学档案馆统一管理，任何部门或个人均不得据为已有，或以任何借口拒绝按时归档。

第七条：应归档的文件材料，原则上由各单位兼职档案员负责归档，经办人员或相关部门应积极做好配合工作。下列特殊文件材料，按如下分工进行归档：

（一）各类会议材料由主办单位收集立卷归档。

（二）联合签发的文件，定稿及签发页原件由主办单位归档；非主办单位存复制件。

第八条：归档文件材料的保管期限

文书档案保管期限划分为永久和定期两种。定期分为30年、10年。划分原则与标准详见《河海大学文书档案保管期限表》。

第九条：河海大学形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家或学校有关规定执行。

第十条：河海大学常州校区文件材料的归档范围，根据各部门的职责，参照本规定执行，并按照本规定确定文书档案保管期限。

第十一条：河海大学制发的各类应归档文件材料，归档时应包含纸质印制件、定稿及签发页；河海大学收文归档时应包含纸质收文和收文处理单。对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

第十二条：本规定自颁布之日起施行，原有制度与本规定不符的以本规定为准。

第十三条：本规定的解释权归档案馆所有。