1.概述
《河海大学档案分类编号体系》是根据国家关于档案分类及档号编制规范，并结合我校档案管理工作的现状制定的。
《河海大学档案分类编号体系》适用于后续形成的档案，对于已经形成的档案，可不按新的方案重新整理。
档号的具体结构如下：
档号＝年度号－分类号－案卷号（件号）
年度号：用自然年度。
分类号：分为一级类目号和二级类目号，一级类目号即档案类别号，用英文字母表示；二级类目号用两位或三位数字表示，在不同类别的档案中，表示的意义不同，并可根据需要进行分级，级位之间用“.”相隔。
为避免校本部和常州校区档案档号的重复，在分类号前加数字1、2，1表示校本部，2表示常州校区。
案卷号（件号）：按最下位类目流水，中间不应有空号。
在分类号的二级类目中，设“00”号为综合类文件，不同类别的档案可根据需要进行设置。
2.河海大学档案类别代号（一级类目）
文书类档案—WS 教学类档案—JX 科研类档案—KY 基建类档案—JJ 设备类档案—SB 出版类档案—CB 财会类档案—CK 声像档案—SX 实物档案—SW 专利类档案—ZL 教职工业务类档案—YW
3.档号结构示意图
3.1 文书类档案（WS）
年度号：为文件材料的形成年度
二级类目说明：
01——校内机构代号
.1——永久（保管期限代号）
.2——定期30年（保管期限代号）
.3——定期10年（保管期限代号）
3.2 教学类档案（JX）
年度号：为学生入学的年度
二级类目说明：
01——硕士研究生（含工程硕士和同等学历）
02——博士研究生
03——本科生
04——成人教育
05——博士后
.1——学籍卡
.2——业务档案
.3——优秀毕业设计
.4——课程成绩
3.3 科研类档案（KY）
年度号：为科研项目结题年度
3.4 基建类档案（JJ）
年度号：为基建项目完工的年度
其它说明：
对于基建维修项目，如果是单个建筑物维修，应归入原建筑物的档案中，在最后一个案卷流水号后往下继续编号；如果是多个建筑物的维修项目，可单独作为一个基建项目编号，不再补入单个建筑物的档案中。
此编号方法只对后续形成的基建档案，对于已经形成的基建档案，为保证单个建筑物编号的统一性，单个建筑物的维修档案可不补入原建筑物的基建档案中，单独作为一个基建项目编号。
3.5 设备类档案（SB）
年度号：为仪器设备购买的年底
3.6 出版类档案（CB）
年度号：为出版物的出版年度
3.7 财会类档案（CK）
年度号：为会计材料的形成年度
二级类目说明：
01——会计报表
02——会计账簿
03——会计凭证
04——工资清册（奖金、助学金入此）
3.8 声像类档案（SX）
年度号：为声像材料的形成年度
二级类目说明：
02——录音带
03——录像带
04——幻灯片
05——磁盘
06——影视胶片
07——缩微胶片
08——光盘
3.9 实物类档案（SW）
年度号：为实物类档案的归档年度
二级类目说明：
01——证书
02——奖状
03——印章
04——奖杯
3.10 专利类档案（ZL）
年度号：为专利项目的形成年度
二级类目说明：
01——专利申请文件材料
02——专利授权证书
03——专著
3.11 教职工业务类档案（YW）
年度号：为教职工业务类档案的归档年度
二级类目说明：
01——论文
02——专著
4.其他
本办法自2014年1月1日起执行。