档案利用服务规定和流程

发布时间:
2016-11-23
浏览次数:
4580

档案利用服务须知

(一)对外查档时间

周一至周五:上午830~1130,下午1400~1700

(周三下午一般为教职工理论业务学习,请避开此时间段前来查档)

 

(二)查档地点

南京:西康路校区档案馆二楼205

常州:校区综合档案室

 

(三)联系方式

1、电话:025-837860240519-85191859(常州)

2、邮箱:dagjx@hhu.edu.cn19981144@hhu.edu.cn(常州)

 

(四)相关规定

1、查阅者需熟悉所查档案相关内容,明确查档目的和要求,对所查档案的安全保密负责;

2、查阅者不得擅自拆卷,不得涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损,利用过程中如有损坏,可依据《档案法》相关规定处理,并责令损坏者进行赔偿;

3、所有档案原件一律不予外借,可根据档案利用目的、范围和要求提供复制件;

4、查阅者有义务及时有效地向档案馆反馈档案利用效果。

河海大学档案馆查档申请.doc

档案利用服务流程 

 

档案利用服务项目

流程

1、个人学籍档案查询/人事档案补档,(包括录取名册、成绩单、授予学位证明、学位申请书等)

电话或邮件提供在校详细信息,可向本人提供寄送服务;

代他人查询,请携带查询者本人签名的委托书和身份证复印件。

2、成绩翻译

2011级及之后的本科生,至教务处办理(可自助打印);

2014级及之后的研究生,至研究生院办理(可自助打印);

其他,提供原始成绩单+翻译模板,翻译后带原始成绩单(已密封)及成绩单复印件、中英文模板件至教务处或研究生院办理。本科成绩英文版.xlsx本科成绩中文版.xlsx博士成绩模板.doc硕士成绩模板.doc

3、证书翻译

2011级及之后的本科生,至教务处办理(可自助打印);

2014级及之后的研究生,至研究生院办理(可自助打印);

其他,提供翻译模板,翻译后带原件大小的复印件至教务处或研究生院办理。本科证书旧版.doc本硕博证书新版.doc硕博证书旧版.doc

4、补办学位证、毕业证

提供录取名册+成绩单+毕业证书签收表,后至教务处或研究生院继续办理。

5、学历认证

请联系教育部学位认证中心或江苏省招生就业服务指导中心。

6、文书档案查询

查询本部门档案,需本部门领导同意;

查询其他部门档案,需其他部门领导同意。

(部门兼职档案员可登陆档案管理系统,开放本部门档案在线阅览权限)

7、科研档案(含合同)查询

查询他人的科研档案及合同需走线上审批。

(个人利用:由项目负责人审核同意

单位利用:由学院负责人审核同意)

8、专利档案利用

专利如需转让,需携相应转让合同替换原件。

9、已故人事档案查询

退休前去世的,请联系原所在单位,由原单位派人协查;

退休后去世的,请联系离退休处,由离退休处派人协查。

10、会计档案查询


请联系财务处,由财务处派人协查,每周二、四下午集中查档。

11、基建、出版、设备等其他档案

提供有效身份证件前来查询。