档案利用服务须知
（一）对外查档时间
周一至周五：上午8：30~11：30，下午14：00~17：00
（周三下午一般为教职工理论业务学习，请避开此时间段前来查档）
（二）查档地点
南京：西康路校区档案馆二楼205
常州：校区综合档案室
（三）联系方式
1、电话：025-83786024；0519-85191859（常州）
2、邮箱：dagjx@hhu.edu.cn；19981144@hhu.edu.cn（常州）
（四）相关规定
1、查阅者需熟悉所查档案相关内容，明确查档目的和要求，对所查档案的安全保密负责；
2、查阅者不得擅自拆卷，不得涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损，利用过程中如有损坏，可依据《档案法》相关规定处理，并责令损坏者进行赔偿；
3、所有档案原件一律不予外借，可根据档案利用目的、范围和要求提供复制件；
4、查阅者有义务及时有效地向档案馆反馈档案利用效果。
档案利用服务流程
档案利用服务项目 | 流程 |
1、个人学籍档案查询/人事档案补档，（包括录取名册、成绩单、授予学位证明、学位申请书等） | 电话或邮件提供在校详细信息，可向本人提供寄送服务； 代他人查询，请携带查询者本人签名的委托书和身份证复印件。 |
2、成绩翻译 | 2011级及之后的本科生，至教务处办理（可自助打印）； 2014级及之后的研究生，至研究生院办理（可自助打印）； 其他，提供原始成绩单+翻译模板，翻译后带原始成绩单（已密封）及成绩单复印件、中英文模板件至教务处或研究生院办理。 |
3、证书翻译 | 2011级及之后的本科生，至教务处办理（可自助打印）； 2014级及之后的研究生，至研究生院办理（可自助打印）； 其他，提供翻译模板，翻译后带原件大小的复印件至教务处或研究生院办理。 |
4、补办学位证、毕业证 | 提供录取名册+成绩单+毕业证书签收表，后至教务处或研究生院继续办理。 |
5、学历认证 | 请联系教育部学位认证中心或江苏省招生就业服务指导中心。 |
6、文书档案查询 | 查询本部门档案，需本部门领导同意； 查询其他部门档案，需其他部门领导同意。 （部门兼职档案员可登陆档案管理系统，开放本部门档案在线阅览权限） |
7、科研档案（含合同）查询 | 查询他人的科研档案及合同需走线上审批。 （个人利用：由项目负责人审核同意 单位利用：由学院负责人审核同意） |
8、专利档案利用 | 专利如需转让，需携相应转让合同替换原件。 |
9、已故人事档案查询 | 退休前去世的，请联系原所在单位，由原单位派人协查； 退休后去世的，请联系离退休处，由离退休处派人协查。 |
10、会计档案查询 | 请联系财务处，由财务处派人协查，每周二、四下午集中查档。 |
11、基建、出版、设备等其他档案 | 提供有效身份证件前来查询。 |
