第一章 总则
第一条 为了加强档案工作，提高档案工作管理水平，为学校各项工作提供准确可靠的信息，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委六号令颁布的《普通高等学校档案管理办法》以及上级有关法规制度制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指我校在教学、科研、生产、管理等工作中产生的反映我校真实面貌，对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的材料。
第三条 档案是我校广大教职员工智慧的结晶，档案工作是各项管理工作的基础，是办好学校重要基础条件之一，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，必须加强领导，使档案工作与学校其它工作同步发展。
第四条 根据国家对档案工作实行集中统一管理的原则，我校各类档案实行统一管理，档案管理由档案馆负责，任何单位和个人不得将应归档的材料据为己有。
第二章 档案管理体制、任务及工作人员
第五条 校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。基本任务是:
（1）贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本校关于档案工作的规划、计划和规章制度，并组织实施。
（2）对全校各院、部、处、室、系以及直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。
（3）负责对全校归档材料及重要资料的接收、整理、鉴定、编目、统计等工作，并积极开展档案的开放和提供利用工作，为学校和社会服务。
（4）积极开发档案信息资源，参加档案信息工作的整体化建设，推动全校档案信息的自动化管理，编写有关的参考资料、汇编、参与编史修志工作。
（5）负责全校专（兼）职档案人员的业务培训，并积极参与系统内档案人员培训工作。
（6）开展档案的宣传工作和利用教育活动。
（7）积极开展档案学术研究和交流活动，不断提高科学管理水平。
第六条 档案馆是在主管校长领导下的系处级机构，在档案馆内部根据业务工作的需要设立业务科室，管理学校各类档案。
第七条 学校各单位要加强对档案工作的领导，各单位要有一名领导分管本部门档案工作，配备专职或兼职档案人员负责本单位档案收集、积累、立卷归档工作。
第八条 根据管理的实际情况，学校档案分为两个全宗，即河海大学校本部全宗和常州分校全宗，分校档案工作在校档案馆的指导下单独设立档案机构开展工作，并负责向学校档案馆移交档案。
第九条 有关业务部门根据档案管理的实际情况，在得到学校批准情况下，可以设立档案室，保管本部门产生的档案，其档案业务工作受档案馆的指导、监督,档案必须根据学校的统一分类，进行组卷、编号，定期向档案馆移交。
第十条 专职档案工作人员应配备中专以上文化水平和档案专业知识，能胜任工作的干部，根据档案工作的需要，形成合理的专业技术结构，保证学校档案工作发展的需要。档案工作人员队伍要相对稳定，对已取得档案专业技术职称的人员，确因工作需要调离档案工作岗位时，应征得档案馆的同意。
第十一条 档案工作人员要努力学习马列主义毛泽东思想，认真执行党和国家的方针，忠于职守，遵守纪律，刻苦钻研业务，不断提高管理水平。
第三章 文件形成、积累和归档
第十二条 各单位应把文件材料的形成、积累、归档工作纳入本单位的工作计划，列入教学、科研人员、管理人员的职责范围，明确岗位职责，做到每项教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料。
第十三条 学校的档案工作实行文件材料形成部门及课题组立卷制度。立卷工作必须按国家有关规定，做到按文件材料的自然形成规律加以系统整理，编排页号，填写卷内目录，审查签字后按规定的时间向档案馆移交。
第十四条 为了有效保证档案的齐全、完整、系统，档案工作实行四同步管理，即布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，具体要求如下：
（1）科研档案：科研主管部门在科研项目立项时，要明确项目负责人对科研文件材料进行收集、整理、归档。为保证档案的齐全完整，建立滞留金制度。项目进行鉴定验收时，要通知档案部门派人参加,对所属档案进行审查，凡我校主持承担科研项目，其产生的全部科技文件材料应全部收集、整理、立卷归档，由我校参加的外单位主持的科研项目，应把我校承担部分产生的科技文件材料归档。由本校几个单位承担的合作项目，由主要负责单位统一收集、归档。对档案不完整的项目，不予鉴定，不予上报成果，滞留金不退还。
（2）党政管理档案：各单位必须把党政管理档案纳入有关人员的岗位职责，定期进行检查，考核结果作为晋职、评奖条件之一。
（3）基本建设档案：基建管理和设计部门要设立专人对所属工程档案、设计档案进行收集。竣工验收时要求同时验收该工程的全部档案。为保证收集齐全，建立档案滞留金制度。重要的基建工程验收时同时要通知档案馆派人参加验收小组，没有完整的档案材料不予验收。
（4）设备仪器档案：我校购置的５万元以上的设备仪器，主管部门在仪器到货开箱时，要通知档案人员到场接收全套随机技术文件。在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料主管部门定期归档。
（5）教学档案：教学管理部门对于研究生、本专科教学、成人教育各种培训中有关教学研究等方面的材料，在布置工作、检查和总结时，同时布置、检查和总结有关档案材料的形成情况，并按规定定期完整地向档案馆移交、归档。
（6）校办产业档案：对校办产业生产活动中产生的有关产权、经济行为、生产技术、管理等档案，应该逐步统一管理，加强归档收集工作，有关材料产业管理部门负责定期向档案馆归档保存。
（7）出版档案：由出版社和有关单位负责对产生的档案进行收集归档，档案馆每年接收一次。
（8）财会类档案：我校的财会档案按照规章制度由财务处或其它财务部门负责整理、立卷、归档，定期移交档案馆集中统一管理。
（9）声像档案：全校性及各业务主管部门，各院、系、所等在重要活动中形成的影片、照片、录音、录像等声像材料，在活动完成之后及进整理、立卷归档，严禁私自保存。详见河海大学声像档案管理规定。
（10）其它各类档案由各有关单位按四同步的要求,按规定向档案馆移交。
第十五条 凡需要归档的材料，要求纸张规格统一，字迹工整，图样清晰，用碳素或墨水书写履行归档签字手续。
第四章 档案的利用、鉴定和销毁
第十六条 凡持有合法证明的单位和个人，均可查阅利用已开放的档案，并可以摘录或复制，对未公开的档案，档案部门有权拒绝提供利用。不开放档案包括以下几种：
（1）涉及到党和国家机密的文件；
（2）涉及到专业或技术秘密的；
（3）涉及到教职工个人隐私的；
（4）档案形成部门规定限制利用的。
未公开档案的利用，必须由产生档案的单位、个人认可，并经档案馆馆长同意，必要时报请校领导批准方可提供。
第十七条 未经学校授权，学校任何部门和个人不得公布档案，否则将按有关规定予以处罚。
第十八条 港澳台同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍，校领导批准方可利用。
第十九条 外国机关或个人要求利用本校档案，按国家有关规定办理。
第二十条 为了利用的需要，档案馆设立专门的阅览室，提供档案目录等检索工具和咨询，档案利用原则上在馆内阅览，除馆长同意外，原件不准外借，可以提供复制件使用。
第二十一条 档案馆可根据单位或个人的需要，依据档案内容开具档案证明。
第二十二条 本校任何单位为了工作需要利用档案，一律不收取查档费用，外单位和个人利用我校档案，档案馆按有关规定收取费用。
第二十三条 档案馆要积极主动开发档案信息资源，开展形式多样的利用服务，逐步实现计算机咨询服务，提高服务质量。
第二十四条 档案馆建立档案统计制度，定期进行档案保存价值鉴定工作，鉴定工作要在主管校长的领导下，与有关业务主管部门共同组织有关人员进行。
第二十五条 档案库房要有防潮、防高温、防盗、防火、防尘、防霉变、防光等设施。对档案库房要定期检查，发现问题及时处理。不断改进档案保护技术，及时修补、修复损伤的档案，延长档案的寿命。
第二十六条 凡要销毁的档案，由档案馆会同有关部门共同进行审定、造册登记，经校领导审批后，并指定专人监销，防止失密。
第五章 附则
第二十七条 本办法经学校批准发布起实行，并由档案馆负责解释。
第二十八条 本办法如与上级下达的规定有抵触之处，按上级的规定执行。