河海大学科研档案管理办法
发布时间:2017-06-01  浏览次数:

 第一条 为加强我校科研档案管理工作,确保科研档案的齐全、完整、准确、系统,更好地为学校科研、教学等工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及《科学技术研究档案管理暂行规定》,结合我校科研档案工作的实际情况,制定本规定。

 第二条 科研档案是指在河海大学科学研究工作过程中形成的,具有保存价值的,各种形式与载体的历史记录。河海大学科研档案是河海大学档案全宗的重要组成部分,是属科技档案的范畴。

 第三条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科学技术活动的重要环节,科研档案的积累、整理、归档是科技人员的职责。学校科技管理部门和有关人员认真执行国家档案“同步管理”规定,把科研项目文件材料管理纳入项目管理工作程序,列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时,应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求;在检查科研项目进度时,应同时检查项目科研文件材料的收集、整理情况;在进行项目鉴定(验收)时,应先期或同步检查、项目文件材料的整理与归档情况;在科技人员考核与职称评审(岗位聘任)涉及有关项目时,应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。

 第四条 科研档案实行集中统一管理,应归档的科研文件材料,须由文件材料的产生、经办部门或项目(课题)组,指定专人负责科研文件材料的收集整理,并经项目(课题)负责人审查,按归档要求,完成档案归档手续后,可办理结题手续。任何部门或个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

 第五条 齐全、完整、准确、系统的科研档案是进行项目鉴定(验收)的必备条件。科技处和档案馆要密切配合,严格把好项目的鉴定(验收)关,逐步建立重点科研项目档案专项验收制度,凡科研档案检查、验收不合格的项目,不得进行或通过项目的鉴定(验收),更不能申报科技奖励。

 第六条 科研档案的整理应符合国家科技档案工作的相关标准和要求。归档文件材料应编制案卷目录和文件目录,并应建立起科研档案的全文数据库,开展科研档案编研工作,以满足学校和社会对科研档案的利用需求。

 第七条 科研档案应真实、全面、系统地反映学校科研工作的过程与结果。具体应归档文件材料的内容详见《河海大学科研档案归档范围与保管期限表》(附件)。

 第八条 凡学校与外单位协作的科研项目的归档可按《科学技术档案工作条例》第二十二条规定或协议条款立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益,应在协议书或委托书中明确科研文件材料归属。以外单位为主的项目,只保存我校所承担部分的科研档案。

 第九条 凡我校与国外(境外)合作的研究项目(课题),经协商后应在协议、合同中明确科研文件材料的归属。

 第十条 专利科技文件材料是科研档案的归档范围。属职务发明的专利,归档按如下要求办理:专利申请受理书、专利证书的原件以及专利请求书、权利要求书、说明书摘要、附图、说明书及向国家专利局提交的全套技术文件材料。

 第十一条 科研档案的归档要求: 

(一)科研项目应在项目完成后两个月内向档案馆归档。

(二)归档文件材料必须是原件,应字迹工整、数据准确、图样清晰,签字盖章、日期等标识完整齐备;

(三)归档文件材料的书写和装订材料应符合耐久性要求;

(四)科研记录应使用A4纸,注意左边留有3厘米的装订距离,制作的表格选用A3或A4纸

(五)归档的原始记录应注明日期和责任人。归档的照片、声像、实物等材料,应有时间、事件、主要人物等相应的文字说明。

 (六)归档的文件材料应进行数字化处理,以满足档案信息化管理需要。

(七)归档的电子文件材料,应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)的要求。

 第十二条 科研档案工作中产生的涉密文件材料,须按照《中华人民共和国保密法》的规定加强管理。证科技机密及档案的安全,维护本单位和科研人员的知识产权。

 第十三条 学校应根据工作需要,配备档案专柜及相应的设施设备,做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等工作,确保科研档案的安全。

 第十四条 学校对在科研档案的收集、整理、归档及利用等工作中,做出显著成绩的单位或者个人,应给予表彰与奖励。

 第十五条 凡违反本规定造成科研档案丢失、损坏的,按照有关法规进行处理。

 第十六条 本规定由河海大学(授权)档案馆负责解释。

 第十七条 本规定自发布之日起实施。1997年制订的科研档案管理办法同时作废。

 

附件:河海大学科研档案的归档范围和保管期限表  

1、综合文件类

1.01 上级有关科研工作的规定、通知  定期

1.02 本校科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理的规定及有关文件材料  定期

1.03 本校科研工作规划、计划、报告、工作总结 永久

1.04 本校科技统计报表 永久

1.05 本校科研工作简讯、情况调查表 定期

1.06 上级下达的科研计划、任务及有关文件  永久

1.07 本校各类科研基金的申报及上级审批材料  定期

1.08 本校科研成果管理的文件  定期

1.09 本校科研项目成果汇编  定期

1.10 本校举办的科研学术会议的文件材料  定期

2、科研项目类

科研准备阶段

2.01 开题报告、调研报告、课题论证等文件材料  定期

2.02 科研项目计划任务书、立项批复、合同、协议  定期-永久

2.03 项目经费拨款通知单和课题经费预决算文件材料  定期

2.04 课题研究计划、执行情况、计划调整报告  定期

研究实验阶段 

2.05 实验、测试、观察、调查、考察的各种原始记录  定期

2.06 实验报告、关键工艺、计算材料、计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果等)永久

2.07 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)永久

2.08 阶段研究工作报告、小结定期

2.09重要的技术来往信函定期

总结鉴定阶段

2.09研究工作报告、总结永久

2.10论文专著永久

2.11专家评审意见及鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见、鉴定证书)定期或永久

2.12推广应用意见定期

2.13课题工作总结定期

成果奖励阶段

2.14科研成果登记表、报告表永久

2.15科研成果奖励申报与审批材料永久

2.16科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书原件或复印件)永久

推广应用阶段

2.17推广应用经济效益和社会效益证明材料定期

2.18专利申请的有关文件材料及证书原件或复印件永久

2.19技术转让合同、协议书永久

2.20生产定型鉴定材料永久

2.21推广应用方案、实施情况及工作总结永久