河海大学基本建设档案管理办法
发布时间:2017-06-01  浏览次数:

 第一条 为了进一步加强我校基本建设档案(以下简称基建档案)的管理,充分发挥基建档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高校档案管理办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目(工程)档案验收办法》制定本办法。

 第二条 基建档案是指在基本建设、施工和管理以及修改工程中产生和具有保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的历史记录。

 第三条 基建档案是维护学校利益,保护学校财产不受侵害的重要依据,是日后维护、维修的不可缺少基础性材料。应与基建工作同步开展。

 第四条 基建档案实行集中统一管理,基建和修建部门要建立健全档案工作,加强对档安工作的领导,指派专人,加强基建档案的收集,确保档案的完整、齐全、准确系统,保证档案的安全。

 第五条 基建档案的归档范围包括工程管理规划设计、项目审批、施工监理、竣工验收阶段的各类材料、详见基建档案归档范围与保管期限附件1。

 第六条 工程建设的技术、管理人员应将工作中形成的各种文件材料,按归档案要标进行收集、整理、立卷、归档,未完成归档任务的,不能算完成工作,不能评优,调动工作时未交清有关档案资料的,不能办理调动手续。

 第七条 学校档案馆要加强对基建档案工作的指导,定期接收应归档文件材料。积极开展基建档案的利用工作。

 第八条 基建档案工作要与工程建设进程同步进行,基建项目在立项时,要进行文件材料的收集、积累和整理工作。在签定勘测、设计、施工、监理等合同(协议)时,要明确对档案的质量、移交的要求。

 第九条 基建档案的齐全、完整、准确是档案质量的保证,是衡量工程勘测、设计、施工、监理等工作质量的重要内容和依据。在未完成归档前,基建管理部门不能返还施工、监理工作质量保证金。对于归档质量优良的施工、监理等单位应给予表扬奖励。

 第十条 基建项目完成后有关单位必须按照档案要求进行整理,按规定归档。特别是工程竣工图,要按照要求认真绘制,并加盖工程竣工章,竣工图章见2附件,工程监理部门要对竣工图的准确性、完整性进行监理。

 第十一条 竣工图是基建档案的重要组成部分,必须做到图物相符,真实反映工程建设的实际,施工单位在施工过程中,认真做好变更文件及有关资料的收集、整理,竣工图由编制单位逐张加盖竣工图章,严格履行鉴字手续,竣工图应附编制说明,鉴定意见和目录,竣工图接以下规定编写:

(1)按图施工,没有变动的,可将原施工图作为竣工图:

(2)一般性设计变更,能在原施工图上修改补充的,可由施工单位在原施工图上,用碳素墨水进行修改,并注明修改依据作为竣工图;

(3)凡结构形式、工艺、平面布置等有重大改变及图面变更面积35%超过,应重新绘制竣工图,重新绘制的竣工图上应注明重新编制的原因、变更依据。

 第十二条 在工程完成后,工程验收之前,必须进行档案验收,没有完整准确系统的档案材料,工程不得验收。档案专项验收由基建处负责组织,档案馆配合,所需费用在基建经费中解决。

 第十三条 档案验收小组一般由档案和工程技术有关专家4-5人组成,负责对工程产生的所有档案资料进行审查,对档案完整性、准确性、系统性进行鉴定,提出档案验收意见,特别要对竣工图进行审查,确保竣工图的质量,做到图物相符。档案验收意见应包括如下内容:

(1)工程概况

(2)工程档案情况

工程档案形成、积累、整理与归档情况

竣工图编制情况及质量评价

工程档案的完整、准确、系统性评价

(3)存在的问题

(4)验收结论

 第十四条 竣工图的编制套数一般不得少于二套,编制套数应在合同中表明。

 第十五条 反映建设项目过程的照片、胶片、录音、录像材料是基本建设档案的重要内容,要按内容种类分别整理归档,特别是在工程建设中的重大事件、事故,必须有完整的文字和声像材料。

 第十六条 电子文件就与纸质文件同时归档,其内容应保持一致。归档的电子文件应按一定的格式集中下载到可载脱机保存的载体上,同时附电子文件的机读目录、相关软件及有关说明。内容应能被计算机系统识别、处理。

 第十七条 基建档案是学校档案的重要组成部分,任何人不得占为已有,对于拒不移交的单位和个人以及故意损坏档案者,依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施细则》规定处罚。

 第十八条 本办法从公布之日起施行,本办法由档案馆负责解释。

 

附件1:河海大学基本建设档案归档范围及保管期限表

 

 

附件2:河海大学基本建设档案竣工图章