河海大学档案管理办法
发布时间:2017-06-01  浏览次数:

第一章 总则

 第一条 为了加强档案工作,提高档案工作管理水平,为学校各项工作提供准确可靠的信息,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委六号令颁布的《普通高等学校档案管理办法》以及上级有关法规制度制定本办法。

 第二条 本办法所称档案是指我校在教学、科研、生产、管理等工作中产生的反映我校真实面貌,对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的材料。

 第三条 档案是我校广大教职员工智慧的结晶,档案工作是各项管理工作的基础,是办好学校重要基础条件之一,是提高工作效率和工作质量的必要条件,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作,必须加强领导,使档案工作与学校其它工作同步发展。

 第四条 根据国家对档案工作实行集中统一管理的原则,我校各类档案实行统一管理,档案管理由档案馆负责,任何单位和个人不得将应归档的材料据为己有。

第二章 档案管理体制、任务及工作人员

 第五条 校档案馆是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。基本任务是:

(1)贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定本校关于档案工作的规划、计划和规章制度,并组织实施。

(2)对全校各院、部、处、室、系以及直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。

(3)负责对全校归档材料及重要资料的接收、整理、鉴定、编目、统计等工作,并积极开展档案的开放和提供利用工作,为学校和社会服务。

(4)积极开发档案信息资源,参加档案信息工作的整体化建设,推动全校档案信息的自动化管理,编写有关的参考资料、汇编、参与编史修志工作。

(5)负责全校专(兼)职档案人员的业务培训,并积极参与系统内档案人员培训工作。

(6)开展档案的宣传工作和利用教育活动。

(7)积极开展档案学术研究和交流活动,不断提高科学管理水平。

 第六条 档案馆是在主管校长领导下的系处级机构,在档案馆内部根据业务工作的需要设立业务科室,管理学校各类档案。

 第七条 学校各单位要加强对档案工作的领导,各单位要有一名领导分管本部门档案工作,配备专职或兼职档案人员负责本单位档案收集、积累、立卷归档工作。

 第八条 根据管理的实际情况,学校档案分为两个全宗,即河海大学校本部全宗和常州分校全宗,分校档案工作在校档案馆的指导下单独设立档案机构开展工作,并负责向学校档案馆移交档案。

 第九条 有关业务部门根据档案管理的实际情况,在得到学校批准情况下,可以设立档案室,保管本部门产生的档案,其档案业务工作受档案馆的指导、监督,档案必须根据学校的统一分类,进行组卷、编号,定期向档案馆移交。

 第十条 专职档案工作人员应配备中专以上文化水平和档案专业知识,能胜任工作的干部,根据档案工作的需要,形成合理的专业技术结构,保证学校档案工作发展的需要。档案工作人员队伍要相对稳定,对已取得档案专业技术职称的人员,确因工作需要调离档案工作岗位时,应征得档案馆的同意。

 第十一条 档案工作人员要努力学习马列主义毛泽东思想,认真执行党和国家的方针,忠于职守,遵守纪律,刻苦钻研业务,不断提高管理水平。

第三章 文件形成、积累和归档

 第十二条 各单位应把文件材料的形成、积累、归档工作纳入本单位的工作计划,列入教学、科研人员、管理人员的职责范围,明确岗位职责,做到每项教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料。

 第十三条 学校的档案工作实行文件材料形成部门及课题组立卷制度。立卷工作必须按国家有关规定,做到按文件材料的自然形成规律加以系统整理,编排页号,填写卷内目录,审查签字后按规定的时间向档案馆移交。

 第十四条 为了有效保证档案的齐全、完整、系统,档案工作实行四同步管理,即布置、检查、总结、验收工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作,具体要求如下:

(1)科研档案:科研主管部门在科研项目立项时,要明确项目负责人对科研文件材料进行收集、整理、归档。为保证档案的齐全完整,建立滞留金制度。项目进行鉴定验收时,要通知档案部门派人参加,对所属档案进行审查,凡我校主持承担科研项目,其产生的全部科技文件材料应全部收集、整理、立卷归档,由我校参加的外单位主持的科研项目,应把我校承担部分产生的科技文件材料归档。由本校几个单位承担的合作项目,由主要负责单位统一收集、归档。对档案不完整的项目,不予鉴定,不予上报成果,滞留金不退还。

(2)党政管理档案:各单位必须把党政管理档案纳入有关人员的岗位职责,定期进行检查,考核结果作为晋职、评奖条件之一。

(3)基本建设档案:基建管理和设计部门要设立专人对所属工程档案、设计档案进行收集。竣工验收时要求同时验收该工程的全部档案。为保证收集齐全,建立档案滞留金制度。重要的基建工程验收时同时要通知档案馆派人参加验收小组,没有完整的档案材料不予验收。

(4)设备仪器档案:我校购置的5万元以上的设备仪器,主管部门在仪器到货开箱时,要通知档案人员到场接收全套随机技术文件。在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料主管部门定期归档。

(5)教学档案:教学管理部门对于研究生、本专科教学、成人教育各种培训中有关教学研究等方面的材料,在布置工作、检查和总结时,同时布置、检查和总结有关档案材料的形成情况,并按规定定期完整地向档案馆移交、归档。

(6)校办产业档案:对校办产业生产活动中产生的有关产权、经济行为、生产技术、管理等档案,应该逐步统一管理,加强归档收集工作,有关材料产业管理部门负责定期向档案馆归档保存。

(7)出版档案:由出版社和有关单位负责对产生的档案进行收集归档,档案馆每年接收一次。

(8)财会类档案:我校的财会档案按照规章制度由财务处或其它财务部门负责整理、立卷、归档,定期移交档案馆集中统一管理。

(9)声像档案:全校性及各业务主管部门,各院、系、所等在重要活动中形成的影片、照片、录音、录像等声像材料,在活动完成之后及进整理、立卷归档,严禁私自保存。详见河海大学声像档案管理规定。

(10)其它各类档案由各有关单位按四同步的要求,按规定向档案馆移交。

 第十五条 凡需要归档的材料,要求纸张规格统一,字迹工整,图样清晰,用碳素或墨水书写履行归档签字手续。

第四章 档案的利用、鉴定和销毁

 第十六条 凡持有合法证明的单位和个人,均可查阅利用已开放的档案,并可以摘录或复制,对未公开的档案,档案部门有权拒绝提供利用。不开放档案包括以下几种:

(1)涉及到党和国家机密的文件;

(2)涉及到专业或技术秘密的;

(3)涉及到教职工个人隐私的;

(4)档案形成部门规定限制利用的。

 未公开档案的利用,必须由产生档案的单位、个人认可,并经档案馆馆长同意,必要时报请校领导批准方可提供。

 第十七条 未经学校授权,学校任何部门和个人不得公布档案,否则将按有关规定予以处罚。

 第十八条 港澳台同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍,校领导批准方可利用。

 第十九条 外国机关或个人要求利用本校档案,按国家有关规定办理。

 第二十条 为了利用的需要,档案馆设立专门的阅览室,提供档案目录等检索工具和咨询,档案利用原则上在馆内阅览,除馆长同意外,原件不准外借,可以提供复制件使用。

 第二十一条 档案馆可根据单位或个人的需要,依据档案内容开具档案证明。

 第二十二条 本校任何单位为了工作需要利用档案,一律不收取查档费用,外单位和个人利用我校档案,档案馆按有关规定收取费用。

 第二十三条 档案馆要积极主动开发档案信息资源,开展形式多样的利用服务,逐步实现计算机咨询服务,提高服务质量。

 第二十四条 档案馆建立档案统计制度,定期进行档案保存价值鉴定工作,鉴定工作要在主管校长的领导下,与有关业务主管部门共同组织有关人员进行。

 第二十五条 档案库房要有防潮、防高温、防盗、防火、防尘、防霉变、防光等设施。对档案库房要定期检查,发现问题及时处理。不断改进档案保护技术,及时修补、修复损伤的档案,延长档案的寿命。

 第二十六条 凡要销毁的档案,由档案馆会同有关部门共同进行审定、造册登记,经校领导审批后,并指定专人监销,防止失密。

第五章 附则

 第二十七条 本办法经学校批准发布起实行,并由档案馆负责解释。

 第二十八条 本办法如与上级下达的规定有抵触之处,按上级的规定执行。