河海大学归档文件整理细则
发布时间:2017-06-01  浏览次数:

1 总则

 为了规范河海大学各部门归档文件的整理工作,根据国档案《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000)要求,结合我校实际情况,制河海大学归档文件整理细则》(以下简称细则

 本《细则》规定了归档文件整理的原则、要求、程序和方法。

 本《细则》适用于河海大学文书类档案整理其它类别的档案将另行规定

2 定义

2.1 归档文件

学校及各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.2 归档文件整理

将零散的文件材料,根据其相互关系、特征和保存价值,以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

2.3 件

 归档文件的整理单位一般以每份文件为一件。

2.4 事由

 事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议,均可分别视为一个事由。一次请示,批复收到后,可视为事由办理完毕。

3 整理原则

 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

4 整理要求

4.1 归档文件按照分、装订、分类、划分保管期限、排列、编号、编目、装盒的步骤进行整理。

4.2 归档文件质量要求

1属于归档范围的文件材料收集齐全完整。

(2)文件的纸张和书写材料宜于长期保存。

(3)字迹模糊或易褪变文件应予以复制,复制件和原件一并归档。

(4)破损的文件进行修复。

(5)归档文件所用的装订材料为档案专用不锈钢订书针或棉线。

4.3 学校及各部门制发的有文号的文件归档时,必须归有领导签发的发文处理签、定稿和盖有公章的正本(定稿无修改痕迹,可以不归)。

5 整理方法

5.1 “件”的确定

(1)文件正本与定稿为一件;

(2)正文与附件为一件(附件一般是指正文后注明的附件,实际是正文内容的一部分

(3)原件与复制件为一件(如原件为传真件等有不耐久字迹材料的,须及时复制或复印,原件与复制或复印件合为一件);

(4)转发文与被转发文为一件;

5)成套的会议材料,如会议决议、会议报告、会议通知、代表名册……等各类文件分别为一件归档;

(6)重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;

7)计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、无领导批示,定稿不存档的,将正文与发文处理为一件;

8)正文与文件处理单为一件

9)来文与复文 ( 指请示与批复、报告与批示、函与复函 ) 可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;

10报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;各类简报一期为一件

11)会议记录、介绍信存根等本为一件;

(12未装订的式样相同的表格,可按一定的单位组合,装订在一起作为一件,如先进审批表、调整工资审批表、统计报表等

5.2 “”内文件的排序

(1)一般按照形成时间排序,有结论(果)的,应将结论(果)前置。同一份文件的正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;复文(结论)在前,来文(或去文)在后。

(2)多种语言分别书写的文件,无特殊规定的,中文(汉字)在前,其它语言在后。文件处理签随文件一并归档,发文处理签排在正本之后,定稿之前;收文处理签排在收文之前

5.3 装订

(1)归档文件应按件装订,装订时,注意5.2中件内的保持不变

(2)装订前应去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物,将“件”内的各页按左侧对齐,便于将来翻阅利用。

(3)装订方式采用档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订,较厚的文件采用三孔一线的装订方式。书刊等印刷出版物及已成册不易拆钉的,可保持原貌不变。

5.4 分类

5.4.1 首先将应归档的文件材料按其形成年度分开。在分年度的基础上,再将归档文件根据《河海大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,按划定的保管期限(永久、30年、10年)进行分类,同一事由的文件尽量排在一起。

5.4.2 按年度分类方法:以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。

(1)文件有多个时间特征

 一份文件包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。归档文件形成年度的确定方法:以文件签发日期(即落款日期)判断文件的所属年度。计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进等材料内容所指年度与文件形成年度不一致,统一按其形成年度。例:2010年形成的《2011—2015年工作规划》,应归入2010年度;2004年制订、2005年生效的办法制度,应归入2004年。

(2)跨年度形成的文件

 对请示与批复、转发文与被转发文、会议、案件等跨年度形成的文件,统一在办结年度归档。例:下级单位2005年12月写的请示,上级单位2006年1月收到并批复,如将“请示与批复为一件”,则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2006年。

(3)几份文件为一件时

 以装订时排列在最前面的文件的日期为准。如正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件时,以转发文为准;来文与复文为一件,以复文为准。

(4)未标注日期的文件

 应通过分析文件内容等方法,考证和推断文件的准确日期或大致日期,并据此按年度合理归档。

6 排列

 归档文件应在分类的基础上在最低一级类目内进行排列。一个类别内的文件排列以遵循“事由原则”为主,参考时间和重要程度等因素。

(1)不同保管期限的文件,需分别排列。

(2)各部门同科室形成的文件,排列时一般综合科在前,其它业务室在后

(3)各部门在区分保管期限和,再按事由结合时间、重要程度排列。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列,被装订为一件的归档文件排列顺序不变;事由之间,先区分重要程度再结合事由办结时间的先后顺序排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。

(4)因故未及时归档的零散文件,在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后,并在备考表中说明。在实际工作中应尽量避免这种情况。

7 编号

7.1 归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编制归档号,归档号是在整理过程中,体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合,包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构 ( 类别 ) 、盒号、页数等编号项目。

7.2 归档号填写在归档章内,归档章设置见附件图示l ,编号项目分为必填项目和选择项目两类,其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、盒号、总页数,选择项为机构 ( 问题 ) 等。

 归档章采用红色印泥,一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上,以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应符合档案保护的耐久性要求。

7.3 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,可以暂时不填。

7.4 年度:以4位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如2008年表示为“2008”,不能简化为“08”。

7.5 保管期限:填写归档文件保管期限,如“永久”、“30年”、“10年”,代码分别为“1、2、3”,填写时直接用数字,保管期限按《河海大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定。

7.6 件号:文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。

(1)室编件号:即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在同一年度内、同一个保管期限内从“1”开始逐件编流水号。如河海大学校长办公室2013年形成的永久、30年、10年3个保管期限的归档文件,编号后形成3个流水号。

(2)馆编件号:进馆时按要求填写,整理时不填

7.7 盒号归档文件装盒的顺序

7.8 总页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。

 页号编方法

(1确定为一文件,每件用铅笔从“1”起依次编号,书写应工整、美观,不能断号、漏号、重号。

(2)凡有书写内容的页面均编页号,空白页不编号。单面书写的,在其右上角编写页号;双面书写的,分别在其正面的右上角、背面的左上角编写页号。

(3)成册(本)已编页号,且页号正确的不需重编,将其与未编页码的封面、扉页、前言、引言、目录的合计页数,标注在归档章

8 编目

8.1 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。

8.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。但必须在题名栏中用( )注明有无来文,如“附请示”。 若作为两件,则分别编目。同一事由形成多份文件的,应分别编目。

8.3 归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。(见附件图示2)

(1)件号:填写室编件号。按照归档章项目中的件号填写即可。

(2)责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者的名称。 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称,不能使用“本校”、“本处”等含义不明、难以判断的简称。联合发文时抄录责任者一般不超过三个,但立档单位是责任者的必须抄录。

(3)文号:填写文件的发文字号,一般由机关代字、年度、顺序号组成,须填写完整,不能省略。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号,亦不得填写“情况反映”等刊物名称。

(4)题名:文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的 ( 正题名 ) ,填写时照实抄录;文件有正副题名的,正题名能反映文件内容的,副题名无须抄录;文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录;没有题名或题名不规范的,可自拟标题,外加“[]”号。文件的附件独立性强,正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。外加“ ( ) ”标注。

(5)日期:填写文件的形成日期(即文件的落款时间),以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如2005年1月8日,标注为20050108。

(6)页数:每件归档文件的总页数,用于统计和核对,总页数用阿拉伯数字填写。

(7)备注:填写需要说明的问题或情况。注释文件需说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如需说明情况较多,可直接写在盒内备考表中,并在备注栏上注明。

8.4 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长为297mm,宽为210mm)。

8.5 归档文件目录应装订成册。它应包括目录封面(设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目)(见附件图示3)和归档文件目录两部分。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

9 装盒

9.1 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊和备考表。

9.2 档案盒规格:档案盒外形尺寸为长310mm,宽220mm,厚度为20mm、30mm、40mm。

9.3 档案盒封面:在档案盒封面上端用全称或其规范化的简称标明全宗名称。在全宗名称下加划双横线。

9.4 档案盒盒脊(底边):根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构等选择项。其中起止件号仅填写室编件号,即盒内第一份文件和最后一份文件的件号,中间用“—”连接。盒号,即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按要求编制。

9.5 档案盒材质要求:应采用无酸纸制作。

9.6 装盒要求:将归档文件按件号顺序装入档案盒,数量适度并填写档案盒盒脊及备考表。不同年度、不同保管期限的文件,不宜装入同一档案盒内。同一年度、同一保管期限但不同处室的归档文件可放入同一盒中。

9.7 备考表:备考表置于盒内文件之后,不宜印制在盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

(1)盒内文件情况说明:填写盒内文件需要说明的情况,包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损等)。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时,如某份文件须说明的内容较复杂,目录备注项中填写不下,也可在备考表中详细说明,并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

(2)整理人:填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。

(3)检查人:填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。

(4)日期:填写归档文件整理完毕的日期,也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期。

10 档案排架

 档案排架:归档文件装盒后,上架排列应与本单位归档文件分类方案一致,盒脊朝外,便于实体管理。

11 归档时间

 河海大学各部门应在平时收集归类的基础上,于次年4月底前将应归档文件整理完毕,并送交档案馆审查(具体时间安排请查看每年的归档通知),档案馆应及时审查各部门送交的归档文件材料,及时反馈审查的结果,对于归档不全的文件材料,督促相关部门收集齐全。档案馆应在6月底前督促校内各部门完成上一年度文件材料的归档工作。

 

附件:归档章、归档文件目录格式图2 归档文件目录表头式样 

(注:标有“*”号为选择项)

图1 河海大学归档章式样(单位:mm)

 

图2 归档文件目录表头式样

 

图3 归档文件目录封面式样