河海大学档案分类编号体系
发布时间:2017-06-01  浏览次数:

1.概述

 《河海大学档案分类编号体系》是根据国家关于档案分类及档号编制规范,并结合我校档案管理工作的现状制定的。

 《河海大学档案分类编号体系》适用于后续形成的档案,对于已经形成的档案,可不按新的方案重新整理。

 档号的具体结构如下:

 档号=年度号-分类号-案卷号(件号)

 年度号:用自然年度。

 分类号:分为一级类目号和二级类目号,一级类目号即档案类别号,用英文字母表示;二级类目号用两位或三位数字表示,在不同类别的档案中,表示的意义不同,并可根据需要进行分级,级位之间用“.”相隔。

 为避免校本部和常州校区档案档号的重复,在分类号前加数字1、2,1表示校本部,2表示常州校区。

 案卷号(件号):按最下位类目流水,中间不应有空号。

 在分类号的二级类目中,设“00”号为综合类文件,不同类别的档案可根据需要进行设置。

2.河海大学档案类别代号(一级类目)

文书类档案—WS 教学类档案—JX 科研类档案—KY
基建类档案—JJ 设备类档案—SB 出版类档案—CB
财会类档案—CK 声像档案—SX 实物档案—SW
专利类档案—ZL 教职工业务类档案—YW

 

3.档号结构示意图

3.1 文书类档案(WS)

 年度号:为文件材料的形成年度

 二级类目说明:

 01——校内机构代号

 .1——永久(保管期限代号)

 .2——定期30年(保管期限代号)

 .3——定期10年(保管期限代号)

3.2 教学类档案(JX)

 年度号:为学生入学的年度

 二级类目说明:

 01——硕士研究生(含工程硕士和同等学历)

 02——博士研究生

 03——本科生

 04——成人教育

 05——博士后

 .1——学籍卡

 .2——业务档案

 .3——优秀毕业设计

 .4——课程成绩

3.3 科研类档案(KY)

 年度号:为科研项目结题年度

3.4 基建类档案(JJ)

 年度号:为基建项目完工的年度

 其它说明:

 对于基建维修项目,如果是单个建筑物维修,应归入原建筑物的档案中,在最后一个案卷流水号后往下继续编号;如果是多个建筑物的维修项目,可单独作为一个基建项目编号,不再补入单个建筑物的档案中。

 此编号方法只对后续形成的基建档案,对于已经形成的基建档案,为保证单个建筑物编号的统一性,单个建筑物的维修档案可不补入原建筑物的基建档案中,单独作为一个基建项目编号。

3.5 设备类档案(SB)

 年度号:为仪器设备购买的年底

3.6 出版类档案(CB)

 年度号:为出版物的出版年度

3.7 财会类档案(CK)

 年度号:为会计材料的形成年度

 二级类目说明:

 01——会计报表

 02——会计账簿

 03——会计凭证

 04——工资清册(奖金、助学金入此)

3.8 声像类档案(SX)

 年度号:为声像材料的形成年度

 二级类目说明:

 02——录音带

 03——录像带

 04——幻灯片

 05——磁盘

 06——影视胶片

 07——缩微胶片

 08——光盘

3.9 实物类档案(SW)

 年度号:为实物类档案的归档年度

 二级类目说明:

 01——证书

 02——奖状

 03——印章

 04——奖杯

3.10 专利类档案(ZL)

 年度号:为专利项目的形成年度

 二级类目说明:

 01——专利申请文件材料

 02——专利授权证书

 03——专著

3.11 教职工业务类档案(YW)

 年度号:为教职工业务类档案的归档年度

 二级类目说明:

 01——论文

 02——专著

4.其他

 本办法自2014年1月1日起执行。