高校档案工作应打好“民生牌”
发布时间:2016-11-15  浏览次数:

作者:何永明 来源:中国档案报

 

 随着科技信息的快速发展,“互联网+”核心信息技术的广泛应用,档案利用需求逐渐增多,这就要求档案部门继续解放思想、转变观念,树立档案工作新理念,不断在档案管理体制、运行机制、档案利用体系等方面创新,为利用者提供更加方便、快捷、安全的档案利用平台。

 高校档案管理部门在从事档案信息资源体系建设过程中,应当坚持以人为本思想,转变传统的“重工作使用、轻个人利用,重为学校管理服务、轻为师生个人服务”观念,将师生个人利用与单位使用协同推进,在积极主动为师生提供优质的服务的同时,还要根据需求开展民生档案信息资源的收集、整理、开发和利用,将传统载体档案转化为数字档案资源。档案利用应做到利用流程规范、手续简化、方便快捷,通过档案信息化查阅平台满足利用者,充分发挥档案的价值功能。

 优化民生档案资源建设的前提条件是清晰界定民生档案的范畴,只有明确了民生档案的范围,才能更加精准地开展民生档案信息资源建设。从民众生活、工作、学习领域来看,民生档案是涉及百姓切身利益,满足民生需求的档案。当前,高校民生档案范围广泛。从类别划分,有干部人事档案、科研档案、房屋合同档案及学生档案;从利用属性划分,有教职工人事调动、干部任免、工资福利、职称评聘、科研成果、表彰先进、教师继续教育培训、聘用合同、学生学籍及师生员工医疗保险等方面的档案,这些与学校师生员工的切身利益息息相关。因此,档案部门应当以对个人、组织和历史负责的态度,优化民生档案资源的质量和数量。

 做好民生档案前端监控与指导。高校民生档案是师生员工生活、工作和学习的真实记录,涉及个人现在、将来的切身利益。档案部门应针对不同领域的民生档案建立前端监控机制,将民生档案工作标准、流程分发给涉及民生档案形成部门,使档案管理更加规范化、标准化。工作人员应当采取走下去的方式,加强档案业务指导和监督,提高民生档案质量,从而为档案利用者提供优质完整的档案信息服务。

做好民生档案入库的守护人。档案的齐全与完整是衡量档案部门工作质量的重要标尺,档案服务民生的前提是档案部门拥有完整齐全的民生档案。因此,档案部门要承担起民生档案的守护人角色,始终做到把当前和未来民生的需要作为档案工作的努力方向,拓宽民生档案收集渠道,及时向有关部门收集有关民生的文件材料,确保民生档案的完整性。

 做好民生档案信息资源的开发。档案部门应对馆藏的民生档案进行全面统计,优先整理、编制目录,始终做到档案服务及时。在高校,民生档案需求量大,利用需求倾向多元化,为有效满足利用需求,档案部门要积极开展档案编研工作,从需求出发,加强档案信息资源开发的深度和广度。比如,进行干部人事任免文件汇编、表彰先进个人文件汇编、科研教学成果汇编、学生技能大赛获奖信息汇编等,都可以丰富馆藏档案信息资源。

 创新民生档案服务的方式和手段。在档案服务民生工作中,高校档案部门可以借鉴企业营销方式和手段,利用校园网、档案微博微信、档案网站等传播档案的新内容,同时要善于捕捉与大众交流互动中潜在利用需求,及时开发新的档案信息,以满足档案利用者的需求。如今,“互联网+”创新技术的广泛应用,为创新档案服务方式提供了现代网络技术手段。新兴媒体及现代信息技术的发展大大降低了师生员工与高校档案管理部门交流、沟通的成本,他们可以通过网站、微博、微信、移动客户端及时向档案管理部门表达利益诉求。同时,高校档案管理部门也能够有效通过这些新媒体平台传播档案文化、档案价值、新的档案信息,从而可以前瞻性地实现档案服务民生,促进教育教学事业健康快速发展。

 

原载于《中国档案报》2016年11月14日 总第2990期 第三版