河海大学仪器设备档案管理办法
发布时间:2017-06-01  浏览次数:

 第一条 为加强我校仪器设备档案(以下简称设备档案)管理,确保设备档案的完整性、准确性和系统性。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》,结合我校设备档案工作的实际情况,制定本办法。

 第二条 河海大学设备档案是指:河海大学在作为学校固定资产的仪器、设备的购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及随机材料。河海大学设备档案是河海大学档案全宗的重要组成部分,属于科技档案的范畴。

 第三条 河海大学设备档案的管理,坚持集中统一管理的原则,确保完整、准确、系统、安全,便于开发和利用。

 第四条 设备档案由仪器设备文件材料形成部门立卷。学校资产管理部门应有一位负责人分管设备档案工作,并确定一名兼职档案人员,做好设备档案的积累、立卷和向档案馆移交工作。

 第五条 学校资产管理部门是学校仪器设备文件材料的形成、积累、汇总部门,专(兼)职档案员集中管理学校的仪器设备文件材料。

 第六条 资产管理部门负责从仪器设备申购到处置完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件的收集整理,并在规定的时间内向档案馆归档。

 第七条 设备保管使用部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的积累并及时整理登记,移交资产管理部门,由资产管理部门的兼职档案员统一向档案馆归档;对于仪器设备价格在40万元以下的,可只移交验收报告,其余文件材料由设备保管使用部门妥善保管。

 第八条 重大设备(价值在100万元以上)的开箱验收必须有档案馆人员参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,以确保设备档案的完整性。

 第九条 设备档案的归档原则:归档的仪器设备管理材料包括仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校、社会有史料价值,有参考或凭证作用;能够反映设备管理和仪器设备项目从申购到处置的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,必须与实物一致并有成套性。

 第十条 设备档案归档的主要内容:包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、验收报告、安装调试报告、运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见《河海大学设备类档案归档范围和保管期限表》(附件)。

 第十一条 设备档案归档的重点:各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在40万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

 第十二条 设备档案的整理应符合国家科技档案工作的相关标准和要求。归档文件材料应编制案卷目录和文件目录,并应建立起设备档案的数据库,以满足学校和社会对设备档案的利用需求。

 第十三条 归档文件材料的要求: 

1.归档文件材料应字迹工整、数据准确、图样清晰,签字盖章、日期等标识完整齐备。

2.归档文件材料的书写和装订材料应符合耐久性要求。

3.归档的文件材料应进行数字化处理,以满足档案信息化管理需要。

4.归档的照片、声像、实物等材料,应有时间、事件、主要人物等相应的文字说明。

5.归档的电子文件材料,应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)的要求。

 第十四条 归档时间:

 设备档案的归档时间一般为次年3月底以前。

 第十五条 学校应根据工作需要,配备档案专柜及相应的设施设备,做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等工作,确保设备档案的安全。

 第十六条 凡违反本规定造成设备档案丢失、损坏的,按照有关法规进行处理。

 第十七条 本办法由河海大学档案馆负责解释。

 第十八条 本办法自发布之日起实施。